Você sabia que que existem prazos legais para a guarda e gestão de documentos?
Tudo irá depender da natureza dos mesmos, que pode ser tributária, previdenciária e trabalhista. Enquadrados em algumas dessas categorias, os documentos devem ser mantidos, a fim de que a empresa comprove a sua regularidade perante os agentes de fiscalização do Poder Público. Caso não possua os documentos solicitados durante uma ação fiscalizatória, a empresa pode ser autuada e arcar com pesadas sanções. Por isso a guarda deve ser feita de forma inteligente, considerando não apenas o prazo de validade do documento, mas também o prazo legal.
Confira agora, algumas dicas para manter sua documentação em ordem.
Cada documento observa prazos específicos que podem variar entre cinco, dez e até trinta anos. Para saber o prazo legal correto de cada documento e o fundamento da legislação não deixe de conferir o quadro abaixo.
| Documentos fiscais | ||
| Documento | Prazo | Legislação |
| IR- Imposto de Renda | 5 anos | arts. 173 e 174, CTN |
| CSLL – Contribuição Social sobre Lucro Líquido | 5 anos | arts. 173 e 174, CTN |
| PIS – Programa de Integração Social | 5 anos | arts. 173 e 174, CTN |
| Cofins – Contribuição para Financiamento da Seguridade Social | 5 anos | arts. 173 e 174, CTN |
| Simples Nacional | 5 anos | art. 26, ii, LC 123/2006 e arts. 173 e 174, CTN |
| Notas fiscais, recibos e demais comprovantes de lançamentos | 5 anos | arts. 195 e 174, CTN |
| Livros fiscais e contábeis | 5 anos | arts. 195 e 174, CTN |
| Sistemas eletrônicos de dados de escrituração fiscal ou contábil | 5 anos | art. 11, Lei nº 8.218/1991 e art. 173, CTN |
| Declarações: DIPJ, DCTF, DIRF | 5 anos | arts. 173 e 174, CTN |
| DASN– Declaração Anual do Simples Nacional | 5 anos | art. 26, ii, LC 123/2006 e arts. 173 e 174, CTN |
| Declaração de Ajuste Anual – declaração e comprovantes de lançamentos | 5 anos | arts. 173 e 174, CTN |
| Documentos Trabalhistas e Previdenciários | ||
| FGTS – Fundo de Garantia do Tempo de Serviço | 30 anos | art. 23, § 5º, Lei nº 8.036/1990 |
| GFIP – Guia recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social | 30 anos | art. 23, § 5º, Lei nº 8.036/1990 |
| GRFC – Guia de recolhimento rescisório do FGTS e da contribuição social | 30 anos | art. 23, § 5º, Lei nº 8.036/1990 |
| Contribuição previdenciária – GPS | 5 anos | arts. 173 e 174, CTN |
| Contribuição sindical – GRCSU | 5 anos | arts. 173 e 217, i, CTN |
| Contrato de trabalho | Indeterminado | |
| Livro ou ficha de registro de empregado | Indeterminado | |
| Recibo de pagamento de salário, de férias, de 13º salário, controle de ponto | 5 anos | art. 7º, xxix, CF e art. 11 CLT |
| Termo de rescisão do contrato de trabalho, pedido de demissão e aviso prévio | 2 anos | art. 7º, xxix, CF e art. 11 CLT |
| Folha de pagamento | 10 anos | art. 225, i e § 5º, Decreto nº 3.048/1999 |
| Sistemas eletrônicos de dados trabalhistas e previdenciários | 10 anos | art. 225, § 22, Decreto nº 3.048/1999 |
| Caged – Cadastro Geral de Empregados e Desempregados | 5 anos | art. 2º, § 1º, Portaria MTE 1.129/2014 |
| Rais – Relação Anual de Informações Sociais | 5 anos | art. 8º, Portaria MTE 269/2015 |
| Fonte:FECOMERCIO | ||
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